Ascent Group implementa la prima soluzione basata sull’intelligenza artificiale nella contabilità

Oggi, l’automazione dei processi è una preoccupazione di tutte le aziende. In Ascent Group, questo processo è già iniziato molto tempo fa, prima dell’attuale crisi, scegliendo sin dall’inizio soluzioni all’avanguardia, basate sull’Intelligenza Artificiale.

La prima società del gruppo a implementare tale soluzione è stata Ascent Finance, società di contabilità finanziaria del Ascent Group. E’ il primo robot intelligente è arrivato ad Ascent proprio all’inizio di quest’anno, gli ultimi mesi essendo dedicati al processo di apprendimento e d’integrazione nelle attività dell’azienda.

“Il nostro obiettivo principale è quello di dare ai nostri colleghi la possibilità di concentrarsi sulle attività che portino valore aggiunto ai nostri clienti, quelle di consulenza, analisi, soluzioni, lasciando le operazioni che possono essere automatizzate agli robot intelligenti. Così, in collaborazione con un’azienda nel campo della robotica e dell’intelligenza artificiale, abbiamo sviluppato un primo robot intelligente (i nostri partner lo chiamano “Mitica”), che, pur essendo ancora in fase di test, ha già assunto parte dei compiti dei nostri colleghi.

Il processo di automazione non mira a ridurre i posti di lavoro della squadra, ma a migliorare l’efficienza dei processi e la qualità dei servizi forniti ai clienti, perché i nostri colleghi avranno più tempo per analizzare, comunicare e offrire soluzioni,” secondo Adela Cristea, managing partner di Ascent Group.

Abbiamo cercato di scoprire cosa vuol dire collaborare con un robot, per chi lo usa. In Ascent Finance, il principale interlocutore di Mitică è la nostra collega Andreea Ilica, uno dei specialisti nel ambito finanziario-contabile all’interno della squadra.

1. Come hai accolto l’idea di avere un robot come collega?

“Mi è piaciuto molto l’idea di automazione. Sono affascinata da tutto ciò che riguarda la robotizzazione, i programmi, l’efficienza e il sollievo del lavoro. Nella prima fase non sapevamo esattamente cosa aspettarci ed in un certo senso non riuscivo nemmeno a pensare che potesse essere così “intelligente”.

2. Che cosa fan concretamente il robot?

“Attualmente il robot introduce gli estratti conto bancari nel programma di contabilità con cui lavoriamo. Più specificamente salviamo tutti gli estratti dei conti bancari in un folder dedicato, e da lì il robot legge tutti i dati dagli estratti e alla base di quello che “gli abbiamo insegnato” li introduce nel programma di contabilità, come un operatore umano.

3. Come gestisce la cosa Mitica?

“Non pensavo che Mitica sarebbe stato così bravo! Quando l’ho visto la prima volta inserendo i dati da solo nel programma di contabilità ho pensato che non era reale! In base agli ordini ricevuti, lui prende ogni riga e introduce nel programma tutti i dati necessari. Ovviamente, il tempo dedicato è molto più breve, ma la cosa migliore è che questo robot funzionerà su una macchina virtuale e in questo tempo noi possiamo occuparci di qualsiasi altra cosa.”

4. Quali sono le principali sfide da affrontare?

“Le principali sfide a questo punto sono legate alla specifica attività che abbiamo scelto di automatizzare, ad esempio i diversi formati dei estratti conto bancari. Oggi stavo proprio parlando con il programmatore e ci chiedevamo perché non ci sia un unico modello generale di estratto conto per tutte le banche, perché da alcuni formati è molto difficile estrarre i dati. Attualmente, sulla parte degli estratti conto bancari, è il più facile lavorare con ING e Raiffeisen.

Un’altra sfida è stata quella di mappare i conti e soprattutto i nostri degli partner dei nostri clienti, perché i nomi trovati negli estratti conto non corrispondono spesso al 100% con il nome sull’ANAF o nella contabilità.

Per quanto riguarda la nostra collaborazione diretta con Mitica, non potrei dire che abbiamo qualche sfida.Ovviamente all’inizio dovremo dargli qualche istruzione in più, ogni volta che incontra qualcosa di nuovo ci chiederà cosa fare con quella transazione, ma la parte buona è che una volta che gli hai detto che l’ha “imparato” e non chiederà di nuovo la prossima volta. Ora stiamo controllando ogni input, essendo all’inizio, ma con l’aiuto dei programmatori nel futuro lo porteremo il più vicino possibile alla Perfezione.”