Il feedback intelligente: un motore di evoluzione in qualsiasi team.

“True motivation comes from autonomy, mastery and purpose” – Daniel Pink

La citazione di Daniel Pink – “La vera motivazione deriva dall’autonomia, dalla maestria e dallo scopo” – ha un legame profondo con il feedback ricevuto nelle organizzazioni. La motivazione a partecipare a progetti con uno scopo ben definito e la perseveranza nel non mollare dipendono dal feedback ricevuto dal manager o dal team di cui si fa parte. Negli ultimi anni si parla sempre più spesso della necessità del feedback sul posto di lavoro, in particolare nelle organizzazioni che si basano su strutture gerarchiche ben definite, su strategie e risultati performanti da parte dei dipendenti.

Con questo articolo mi propongo di parlare del tipo di feedback che si riscontra nelle organizzazioni, dell’importanza di fornirlo ai dipendenti, indipendentemente dalla posizione ricoperta, e delle tecniche di miglioramento che possono essere applicate. Ritengo che una valutazione obiettiva sia essenziale per lo sviluppo professionale, il benessere del dipendente e l’impatto sulle prestazioni dell’organizzazione.

Il feedback non riguarda solo il messaggio trasmesso a qualcuno, ma anche come e quando lo facciamo. Che si tratti di apprezzare uno sforzo o di correggere un comportamento che riteniamo inadeguato, i principi del feedback rimangono gli stessi: chiarezza, prospettiva e soluzioni efficaci. Tra il feedback e il comportamento organizzativo si crea una relazione di interdipendenza che influenza direttamente gli atteggiamenti, le azioni e le dinamiche del team, mentre il comportamento organizzativo determina l’efficacia con cui il feedback viene applicato e accettato. Ad esempio, un dipendente che riceve un feedback costante sul suo comportamento nei confronti degli altri e sul suo coinvolgimento nelle attività sarà più coinvolto e motivato a ottenere risultati eccellenti.

Il feedback all’interno dell’organizzazione

Il feedback può essere classificato in base allo scopo, al contenuto e alla formalità. La classificazione del feedback nelle organizzazioni svolge un ruolo strategico, fungendo da mappa che guida la comunicazione, la valutazione professionale e il diverso approccio alla risoluzione di una difficoltà.

• Feedback formale – documentate
• Feedback informali – spontanee
• Feedback positive – apprezzamento
• Feedback costruttive – miglioramento
• Feedback negative – critica
• Feedback continue
• Feedback periodiche
• Feedback su richiesta del dipendente
• Feedback di valutazione

Creare una cultura del feedback aiuta i membri del team a esprimere le proprie esigenze, migliorare le proprie capacità e collaborare in modo più efficace. Una comunicazione basata sul rispetto reciproco, sull’ascolto e sull’obiettività trasforma il feedback in uno strumento di miglioramento, non di critica. Il tipo di feedback fornito dal manager è direttamente collegato alle aspettative dell’organizzazione, alla cultura aziendale e alle esigenze dei dipendenti.

Nelle organizzazioni incontriamo diversi tipi di manager a seconda delle aspettative professionali e del modo di comunicare. Ad esempio, un manager orientato ai risultati si aspetterà che i dipendenti si concentrino sugli obiettivi prefissati e li misurerà attraverso i KPI: “Hai raggiunto l’80% dell’obiettivo, come arriviamo al 100%?”, rispetto a un manager orientato al team, che metterà l’accento sullo sviluppo delle soft skill – empatia, intelligenza emotiva e comunicazione: “Di quali risorse hai bisogno per evolvere in questo campo?”.

D’altra parte, il feedback negativo basato sulla critica è un messaggio che evidenzia i problemi o le debolezze in modo duro, non costruttivo, senza suggerimenti chiari per migliorare. A differenza del feedback costruttivo, questo tipo di comunicazione si limita a criticare i risultati o il comportamento del dipendente e provoca demotivazione, stress e conflitti distruttivi.

Il ruolo e l’importanza del feedback

Il feedback svolge un ruolo fondamentale nelle organizzazioni, fungendo da motore per le prestazioni e lo sviluppo continuo sia del business che delle risorse umane. Deve essere formulato in modo tale da aiutare la persona a capire cosa può migliorare, senza scoraggiarla. Dare e ricevere feedback costruttivo è fondamentale per lo sviluppo sano dell’organizzazione e ha i seguenti ruoli:

• Strumento di pensiero critico
• Ruolo di miglioramento
• Ruolo di comunicazione
• Ruolo di valutazione
• Ruolo di formazione educativa
• Ruolo di motivazione
• Ruolo di apprezzamento
• Ruolo di sviluppo personale
• Ruolo di sviluppo professionale

Il feedback facilita una comunicazione aperta ed efficace tra i membri del team, i manager e i subordinati. Questo aspetto contribuisce a chiarire le aspettative e a ridurre le incomprensioni. Una comunicazione efficace basata sul feedback promuove la trasparenza e la fiducia all’interno del team. Fornire un feedback costruttivo aiuta i dipendenti a sentirsi apprezzati e a comprendere come contribuiscono al successo del team. In assenza di feedback, i dipendenti possono sentirsi poco riconosciuti per il loro lavoro, il che può portare a demotivazione e conflitti interni.

Tecniche per migliorare il feedback

Il feedback dovrebbe essere fornito regolarmente, non solo durante le valutazioni annuali. Sessioni di feedback frequenti aiutano a mantenere una comunicazione aperta e a risolvere i problemi prima che si aggravino.
Il feedback è considerato uno strumento chiave nella definizione della cultura organizzativa. Gli studi sottolineano l’importanza di fornire un feedback chiaro e strutturato, che supporti l’uso di tecniche applicate e implementate attraverso l’ascolto attivo, la comunicazione, l’obiettività e l’empatia:

• Tecnica Feedback a 360 gradi
  La tecnica a 360 gradi è uno strumento di valutazione delle prestazioni dei dipendenti che prevede la raccolta di feedback da più fonti. Queste fonti includono manager, colleghi, subordinati e l’autovalutazione del dipendente. Lo scopo di questa tecnica è quello di fornire un quadro completo delle capacità e del comportamento del dipendente da diverse prospettive.
• Tecnica EDGE – explain, describe, give, end positively
  La tecnica EDGE è un processo strutturato per insegnare o fornire feedback. Questa tecnica è spesso utilizzata nell’istruzione, nel coaching o nella formazione per garantire un apprendimento efficace e un’esperienza positiva per i partecipanti.
• Tecnica SBI – situazione, comportamento, impatto
  La tecnica SBI – Situazione, Comportamento, Impatto è un modello strutturato per fornire feedback. Questo metodo è concepito per facilitare una comunicazione chiara e costruttiva, attraverso l’analisi della situazione, del comportamento e dell’impatto all’interno dell’organizzazione.
• Tecnica Feedforward
  La tecnica Feedforward offre suggerimenti e raccomandazioni per migliorare le prestazioni future. A differenza del feedback classico, che si concentra sulla valutazione delle azioni passate, il feedforward offre suggerimenti su come migliorare i comportamenti o le prestazioni future. Ciò contribuisce a creare una prospettiva positiva e costruttiva.
• Tecnica SSC – Start, Stop, Continue
  La tecnica SSC – Start, Stop, Continue è un modello di feedback utilizzato per valutare e migliorare le prestazioni individuali o di gruppo. Questo metodo offre una struttura semplice ed efficace per discutere dei comportamenti e delle azioni che dovrebbero essere avviati, interrotti o continuati. Questa tecnica offre un quadro chiaro per la discussione, facilitando l’identificazione di azioni specifiche, incoraggiando la comunicazione e individuando opportunità di miglioramento.

I primi studi sul feedback sono apparsi in psicologia insieme alla teoria comportamentista. Skinner, il suo promotore, identificando una serie di principi fondamentali dell’apprendimento, dimostra che gli animali e gli esseri umani reagiscono ai “rinforzi” (conferme, validazioni). Il feedback positivo è stato considerato un “rinforzo positivo”, mentre il feedback negativo basato sulla critica è stato considerato una “punizione”. Il feedback aiuta ad aumentare il potenziale nelle diverse fasi dell’apprendimento e identifica le azioni da intraprendere per migliorare le prestazioni. Può essere positivo o negativo e viene utilizzato per formare comportamenti.

Il rinforzo positivo fornisce la ricompensa attesa, mentre il rinforzo negativo consente di evitare stimoli spiacevoli. Il feedback positivo ha effetti favorevoli sulla motivazione, l’autoefficacia e le prestazioni. Se un comportamento o un compito vengono eseguiti in modo corretto, il feedback positivo fornisce informazioni sul fatto che tale comportamento dovrebbe continuare.

Quali sono gli effetti del feedback a lungo termine?

Il feedback non è solo uno strumento di gestione delle prestazioni, ma anche un mezzo per prendersi cura della salute mentale dei dipendenti. Attraverso un feedback regolare, costruttivo ed equilibrato, le organizzazioni possono creare un ambiente di lavoro in cui i dipendenti si sentono apprezzati e rispettati. Una cultura basata sul feedback costruttivo contribuisce a creare un ambiente di lavoro più produttivo e soddisfacente per il team e, a lungo termine, ha i seguenti effetti:

• Riduzione del disagio emotivo
• Prevenzione del burnout
• Stimolazione dello sviluppo personale
• Strutturazione dei compiti
• Creazione di un ambiente inclusivo
• Miglioramento dello stato emotivo
• Aumento della fiducia in se stessi