Revisal sarà sostituito dal nuovo sistema informatico REGES-ONLINE

A causa del fatto che l’attuale sistema informatico Reges/Revisal è superato dal punto di vista tecnologico, il 31.03.2025 è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale il Decreto Governativo n. 295/2025, che stabilisce le regole operative del nuovo registro REGES-ONLINE, destinato a sostituire l’applicazione Revisal entro il 30 settembre 2025, periodo durante il quale i datori di lavoro dovranno migrare sulla nuova piattaforma. REGES-ONLINE è la versione digitale, in cloud, del registro Revisal ed è concepito come un sistema interattivo, accessibile online, che sostituisce progressivamente la piattaforma classica, locale.

Il nuovo sistema consente ai dipendenti di verificare se tutte le condizioni negoziate con il datore di lavoro, come lo stipendio o l’orario di lavoro, siano presenti nel contratto individuale di lavoro. Inoltre, i dipendenti potranno scegliere di ricevere notifiche online quando il datore di lavoro trasmette nuovi dati al sistema riguardanti il rapporto di lavoro.

Quali sono i benefici di REGES-ONLINE?

REGES-ONLINE offre numerosi vantaggi per datori di lavoro, dipendenti e autorità:

Digitalizzazione completa, senza necessità di installare altri programmi sul computer. Il nuovo sistema consente la gestione dei dati dei dipendenti direttamente tramite un portale web sicuro;

Accesso online in tempo reale per datori di lavoro, dipendenti e autorità;

Interoperabilità con altre banche dati nazionali;

Obbligo per i datori di lavoro di registrare in tempo reale tutti gli elementi dei contratti individuali di lavoro;

Accesso diretto dei dipendenti ai propri dati, con possibilità di verifica in tempo reale della corretta registrazione degli elementi del contratto individuale di lavoro (possibilità di scaricare un estratto dal registro per dimostrare l’anzianità lavorativa);

Notifiche nell’applicazione o via e-mail per i dipendenti in merito a qualsiasi registrazione trasmessa dal datore di lavoro relativa al rapporto di lavoro;

Eliminazione della burocrazia e degli spostamenti presso l’Ispettorato Territoriale del Lavoro per varie informazioni;

Maggiore sicurezza informatica e protezione avanzata dei dati.

Quali dati saranno inseriti in REGES-ONLINE?

I datori di lavoro dovranno compilare e trasmettere nel REGES-ONLINE i seguenti dati, a titolo non esaustivo:

a) dati identificativi del datore di lavoro: denominazione, CUI, CIF, sede legale, nome e cognome del rappresentante legale;
b) dati identificativi dei dipendenti: nome, cognome, codice fiscale, numero identificativo fiscale, cittadinanza e paese d’origine;
c) per le persone con disabilità: grado, tipo di handicap e durata del certificato di inquadramento;
d) data di conclusione del contratto individuale di lavoro, numero e data di inizio dell’attività;
e) mansione/occupazione secondo la classificazione COR;
f) tipo di contratto individuale di lavoro;
g) durata del contratto: a tempo determinato o indeterminato;
h) luogo di lavoro: fisso o mobile;
i) durata dell’orario di lavoro e relativa distribuzione;
j) stipendio lordo mensile di base, indennità, bonus e altri supplementi;
k) dati identificativi dell’utilizzatore in caso di contratti di lavoro temporaneo;
l) data del trasferimento e dati identificativi del datore di lavoro destinatario;
m) data di inizio e fine del distacco e dati identificativi del datore di lavoro presso cui avviene il distacco;
n) data di inizio e fine del distacco transnazionale, stato di destinazione, denominazione del beneficiario/utilizzatore e natura dell’attività svolta;
o) distacco verso paesi extra-UE: date, stato, beneficiario e natura dell’attività;
p) periodo, motivi e data di cessazione della sospensione del contratto di lavoro;
q) data e base legale della cessazione del contratto individuale di lavoro.

Quali sono i termini per la trasmissione dei dati in REGES-ONLINE?

Dati da a) a k): al più tardi il giorno precedente l’inizio dell’attività lavorativa;

Dato l): entro 5 giorni lavorativi dalla data del trasferimento;

Dato m): al più tardi il giorno prima dell’inizio/fine del distacco;

Dati n) e o): al più tardi il giorno prima dell’inizio/fine del distacco all’estero;

Dato p): al più tardi il giorno prima della sospensione/cessazione della sospensione, tranne i casi di sospensione per certificato medico, in cui l’inserimento avviene entro 3 giorni lavorativi dalla registrazione;

Dato q): al più tardi alla data della cessazione del contratto o alla data della presa d’atto dell’evento che la determina.

Qual è la procedura di migrazione e quali sanzioni sono previste?

I datori di lavoro avranno a disposizione 6 mesi dalla data di pubblicazione della decisione nella Gazzetta Ufficiale della Romania per registrarsi nel sistema REGES-ONLINE. Pertanto, in questo caso, la scadenza è il 30 settembre 2025. La violazione di tale obbligo costituisce contravvenzione ed è sanzionata con una multa compresa tra 15.000 e 20.000 lei.

Entro 6 mesi dalla data di pubblicazione della decisione nella Gazzetta Ufficiale della Romania, i datori di lavoro hanno l’obbligo di completare e trasmettere nel REGES-ONLINE tutti gli elementi dei contratti individuali di lavoro attivi alla data di accesso al registro. Anche in questo caso, il termine ultimo è il 30 settembre 2025. La violazione di tale obbligo costituisce contravvenzione ed è sanzionata con una multa compresa tra 5.000 e 10.000 lei.

La procedura di accesso per la compilazione, trasmissione e consultazione dei dati nel/dal REGES-ONLINE sarà stabilita con ordinanza del Ministro del Lavoro, della Famiglia, della Gioventù e della Solidarietà Sociale entro 30 giorni dall’entrata in vigore della Decisione del Governo. Dopo la scadenza del periodo di transizione, la Decisione del Governo n. 905/2017 riguardante il registro generale dei dipendenti sarà abrogata.

Obblighi supplementari per i datori di lavoro

Il passaggio a REGES-ONLINE non rappresenta soltanto un altro formato digitale, ma una nuova procedura di comunicazione che richiederà più tempo per la registrazione dei dati, considerando che la modifica più importante rimane l’obbligo per i datori di lavoro di segnalare nel REGES-ONLINE le sospensioni dei contratti individuali di lavoro causate da congedi medici. Tali sospensioni dovranno essere comunicate indipendentemente dal fatto che si tratti di malattia comune, infortunio fuori dal lavoro o altra causa legale. Nella versione classica del Revisal, i datori di lavoro non segnalano separatamente i congedi medici nel registro. Il mancato rispetto di questo termine comporta sanzioni chiare: una multa tra 3.000 e 5.000 lei per ogni sospensione di contratto non segnalata in tempo. Per gestire in modo efficiente questo obbligo, si raccomanda di includere espressamente nel regolamento interno l’obbligo del dipendente di trasmettere il certificato medico entro il termine legale.

Un altro obbligo riguarda la trasmissione nel REGES-ONLINE delle informazioni sul luogo di lavoro (fisso o mobile), sulla durata dell’orario di lavoro e sulla sua distribuzione. La presente decisione specifica anche che il datore di lavoro deve conservare un fascicolo personale per ciascun dipendente, in formato cartaceo o elettronico (nel caso in cui le parti abbiano scelto di utilizzare la firma elettronica avanzata/qualificata, il fascicolo sarà in formato elettronico).

La presente decisione aggiunge, come ulteriore obbligo del datore di lavoro alla cessazione del contratto di lavoro, oltre al rilascio del certificato relativo all’anzianità e allo stipendio, anche il rilascio dell’estratto REGES-ONLINE. Su richiesta scritta del dipendente o di un ex dipendente, il datore di lavoro è obbligato a rilasciare, entro 15 giorni lavorativi dalla data della richiesta, un certificato riguardante l’attività svolta, la durata dell’attività, lo stipendio e l’anzianità, insieme a un estratto REGES-ONLINE.

È ancora possibile contrattare il servizio di completamento e trasmissione dei dati?

Il diritto e l’obbligo di completare e trasmettere i dati nel REGES-ONLINE spettano esclusivamente al datore di lavoro. Il completamento e la trasmissione, nonché l’elaborazione dei dati, sono effettuati da uno o più dipendenti designati con decisione scritta dal datore di lavoro. I datori di lavoro possono continuare a contrattare il servizio di completamento e trasmissione dei dati nel REGES-ONLINE tramite contratti di prestazione di servizi con fornitori. In tal caso, non è più necessario notificare l’Ispettorato Territoriale del Lavoro; le informazioni sul fornitore (codice fiscale, denominazione, sede, rappresentante legale) devono essere registrate direttamente nella piattaforma entro 3 giorni lavorativi dalla stipula/cessazione del contratto di servizio. La contrattazione del servizio non esonera comunque il datore di lavoro dagli obblighi stabiliti dalla presente decisione.

Nel nuovo sistema informatico REGES-ONLINE, l’Ispettorato Territoriale del Lavoro potrà verificare in tempo reale tutti i dati inseriti dai datori di lavoro, motivo per cui questi ultimi dovranno prestare particolare attenzione per evitare il rischio di sanzioni.