Fattura elettronica – sistema di fatturazione elettronica obbligatoria

Il progetto “E-invoice – sistema di fatturazione elettronica obbligatoria” è stato lanciato nel marzo 2020 dal Ministero delle Finanze e dall’Agenzia Nazionale per l’Amministrazione Fiscale, con l’obiettivo di razionalizzare la riscossione di imposte e tasse, mirando principalmente a migliorare e rafforzare la riscossione dell’IVA e a prevenire l’evasione fiscale.

Questo sistema potrebbe diventare obbligatorio in modo generalizzato non prima del 1° gennaio 2024 per tutte le transazioni tra società stabilite in Romania. Mentre ora questo obbligo esiste solo per chi commercia in beni considerati ad alto rischio fiscale e per chi effettua transazioni con istituzioni pubbliche, dal 1° gennaio 2024 potrebbe diventare obbligatorio per tutte le società.

Si attende ancora una normativa nazionale che chiarisca la data esatta e le modalità di applicazione.

Che cosa è la fatturazione elettronica?

Una fattura elettronica è una fattura emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato XML, che ne consente l’elaborazione elettronica e automatica da parte del sistema di fatturazione elettronica RO.

Come si stanno preparando le aziende al passaggio alla fattura elettronica?

Fase 1: ottenere un certificato digitale qualificato (firma elettronica) presso i fornitori autorizzati all’emissione di certificati digitali qualificati. Questo certificato costituirà la base per la registrazione nello Spazio privato virtuale (VPN).

Fase 2: iscrizione allo Spazio Privato Virtuale, il “luogo” designato per l’archiviazione/ricezione delle fatture elettroniche e delle comunicazioni dell’ANAF relative agli obblighi fiscali, agli atti amministrativi tributari, ecc. L’iscrizione al VPS può avvenire solo in qualità di legale rappresentante, procuratore o delegato, con la precisazione che qualunque sia la qualità dell’iscritto, questi avrà accesso a tutti i dati emessi dall’ANAF per quel contribuente. Per il momento, i diritti non possono essere limitati in base alla qualità del depositante.

Fase 3: ottenere il diritto di accesso al servizio di dichiarazione dei redditi online presentando il modulo 150 tramite il VPS o presso lo sportello dell’Agenzia nazionale dell’amministrazione fiscale.

Fase 4: Per la registrazione nel sistema nazionale di fatturazione elettronica RO e-Invoice nei rapporti commerciali con altri operatori economici (B2B), il modulo 084 Richiesta di registrazione nel registro RO e-Invoice / rinuncia alla richiesta di registrazione nel registro RO e-Invoice deve essere compilato elettronicamente e presentato online. Il modulo può essere compilato e presentato dall’operatore economico o dall’incaricato del trattamento/rappresentante legale/rappresentante fiscale. Una volta completata questa formalità, l’operatore economico sarà iscritto nel Registro delle fatture elettroniche a partire dal 1° del mese successivo all’esercizio dell’opzione.

Come viene inviata la fattura elettronica tramite la piattaforma e-Invoice?

L’operatore economico emittente deve preparare la fattura secondo il formato XML predefinito. Successivamente, l’emittente si collegherà al VPS (Virtual Private Space), accederà alla sezione e-Invoice / Send Invoice e caricherà il file nel sistema di fatturazione elettronica del RO. Dopo aver caricato il file, riceverà un numero di riferimento della transazione per un’ulteriore verifica.

Una volta generalizzato il passaggio alla fattura elettronica, la fattura elettronica diventerà l’unico documento a supporto della detrazione dell’IVA. Diventa quindi molto importante implementare la fattura elettronica dal punto di vista delle soluzioni informatiche in tutte le aziende. Per coloro che non hanno questa possibilità, il Ministero delle Finanze fornisce un’applicazione web per la fattura elettronica sul suo sito web.

Come funziona la fattura elettronica?

Il sistema di fatturazione elettronica RO è stato creato, sviluppato e gestito a livello nazionale dal Ministero delle Finanze.

In base a questo sistema, la fattura elettronica preparata dall’emittente in conformità a determinati standard europei viene ricevuta, controllata e timbrata dal Ministero delle Finanze se è stata preparata correttamente. Successivamente, il destinatario della fattura viene avvisato via e-mail che può scaricare la fattura, se ha espresso questa opzione di notifica.

La data di comunicazione della fattura elettronica al destinatario è considerata la data in cui la fattura elettronica è resa disponibile al destinatario per il download dal sistema di fatturazione elettronica.

Le obiezioni del destinatario alla fattura ricevuta possono essere fatte inviando un messaggio all’emittente tramite il sistema di fatturazione elettronica. Le correzioni su una fattura con il sigillo del Ministero delle Finanze non sono più consentite, pertanto le correzioni che verranno effettuate comporteranno l’emissione di altri documenti e non la modifica di quelli già inviati e convalidati.

Quali sono i vantaggi per gli operatori economici?

• Riduzione dei costi di stampa o di spedizione delle fatture;
• Riduzione dei costi legati all’archiviazione delle fatture;
• Evitare i ritardi e i costi legati all’elaborazione delle fatture in contabilità;
• Infine, ma non meno importante, viene eliminato lo stress di presentare l'”originale”, perché l'”originale” è il file a cui è stata applicata la firma elettronica del Ministero delle Finanze, ed è sempre a disposizione dell’operatore economico.

Il principale svantaggio dell’uso della fattura elettronica sarebbe la possibilità di ostacolare le relazioni economiche, creando colli di bottiglia legati ai ritardi nel raggiungere i destinatari, perché questi ultimi non ricevono la fattura finché non viene verificata e confermata come regolare dal Ministero delle Finanze pubbliche.

Tuttavia, dovrebbe essere possibile automatizzare questo processo in modo che le fatture possano essere controllate e inviate rapidamente.

Pertanto, possono verificarsi ritardi significativi tra il momento in cui la fattura viene inviata al sistema e quello in cui viene inviata al destinatario.